来年1月(2022年1月)から電子取引の領収証等はデジタル保存義務化、安価に対応するには?

税関係

来年1月(2022年1月)から電子取引の領収証等は、デジタルで保存しておくことが義務化されます。(メールやWEBでやり取りしている取引が該当します。)

要件

1 タイムスタンプが付された後の授受
2 速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す
3 データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
4 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け ←これが一番安く済む

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

1~4のいずれかでよいのですが、1は取引先次第、2,3はコストが高いです。小規模事業者は、必然的に「4」になります。

事務処理規程は、テンプレートが用意されています

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程のサンプルが用意されていますので、これを編集すれば簡単に作成できます。

検索機能の確保

検索できるようにファイルを保存する必要がありますが、これもファイル名を工夫するだけクリアできるように配慮されています。

1 請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」
2 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。

※一問一答では、上記の方法で検索機能が確保されていると満たすとされています。ただ、範囲指定での検索要件は満たせないので、心配なら牽引簿をエクセルで作成する方法がいいかもしれません。

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

デジタル保存義務化とは思い切ったなと思いましたが、小規模事業者に配慮している内容です。正直ほっとしました。

追記:『マネーフォワード クラウドBox』の無料提供

これまで、『マネーフォワード クラウドBox』は、『マネーフォワード クラウド』をご契約の方に無料で提供してまいりましたが、2021年10月より『マネーフォワード クラウドBox』のみを無料で提供予定です。これにより、請求書や注文書・発注書、見積書や納品書などさまざまな取引関係書類の電子データを、改正電帳法の保存要件に対応して保管ができるようになります。

・機能提供予定:2021年10月頃
・対象:すべての方※1
※1現在、『マネーフォワード クラウド』のご契約がない方もご利用いただけます。

https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000631.000008962.html

これはうれしいですね。始まったら試してみたいと思います。(将来的には、有料化する可能性があるようですので、保存対象となるファイルが少ない場合には、ローカルに保存してしっかりバックアップをとった方が無難かもしれません。)

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